Op wandelvakantie in ons prachtige Zuid-Limburg voerde de route ons langs Epen. Helaas niet langs ons favoriete vlaai-adres De Smidse, maar de beroemde Sint Remigiusvlaai was ons echt nog wel een omweg waard – die kilometer kon er nog wel bij.
Eerst maar eens op ons gemak lunchen, het was al na twee uur, u kent dat wel. Die heerlijke vlaai komt daarna wel. Het was dan ook al ongeveer drie uur, toen we eindelijk de thee met Sint Remigiusvlaai bestelden. Of eigenlijk, probéérden te bestellen. “Nee, die is op”, zei de serveerster. “Alle vlaai is op. Morgenochtend hebben we alles weer.” Om drie uur, met een vol terras en weet ik hoeveel wandelaars die er nog aan zaten te komen, was, wat we toch wel de raison d’ etre van deze tent kunnen noemen, gewoon op.
Tsja, daar moeten we dan als wandelaar maar begrip voor hebben. Vandaag veel meer wandelaars dan verwacht, dus de vlaai eerder op. We willen toch niet met oude vlaai blijven zitten als er te weinig mensen komen, ja? Maar waarom bestellen jullie dan geen vlaai erbij, als het hard gaat? Ja zeg, de bakker moet ’s ochtends al om vier uur beginnen om de hele dagvoorraad vlaai om half negen klaar te hebben. Moet die arme man dan ’s middags weer aan het werk?
Kijk, daar zie je waar het probleem eigenlijk vandaan komt. De klassieke manier van denken in wat wij batches noemen. We maken de hele behoefte voor één dag in één keer, want dat vinden we efficiënt. En dat IS ook heel efficiënt, ALS je vooraf precies weet hoeveel wandelaars er de volgende dag bij de Smidse op het terras komen. En juist daar wringt de schoen bij dit klassieke denken, dat weet je helemaal niet vooraf. Het kan zijn dat je schatting redelijk vaak ongeveer uitkomt, maar heel vaak zul je dan later op de dag nee gaan verkopen (of teveel overhouden, maar dat kost geld, dus wordt het in de praktijk eerder nee verkopen).
Je kunt hierover ook op een andere manier denken. Die lijkt op het eerste gezicht veel moeilijker en ingewikkelder, maar blijkt in de praktijk telkens weer juist veel simpeler te zijn. Die andere manier van denken noemen wij Just-in-Time-denken. Als Just-in-Time-Vlaaienbakker hoef ik niet in te schatten hoeveel vlaaien ik voor de hele dag nodig ga hebben. Ervaringscijfers van het eerste uur volstaan. Ik hoef ook echt niet meer om vier uur te beginnen, want ik hoef om half negen niet meer vlaaien te bakken dan er tot hooguit een uur of elf verkocht gaan worden. Die lever ik af, en ik ga aan de volgende ronde beginnen. Ik krijg tussentijds een melding van de feitelijke verkoop, zodat ik iets meer of minder vlaaien kan maken voor de 2e ronde. Dit spel herhaalt zich zo een paar keer op een dag. De klanten krijgen zo eigenlijk altijd een versgebakken vlaai, ik hoef eigenlijk nooit meer nee te verkopen en ik hoef al helemaal niet op de gok vooruit te bakken in de hoop dat mijn forecast zal blijken te kloppen. Gewoon een kwestie van de hele dag steeds de klantvraag van de volgende korte periode vervullen (of eigenlijk van de afgelopen periode áánvullen). Moet ik daarvoor elk verkocht stukje vlaai ergens noteren? Welnee, kijk gewoon hoeveel er nog over is op vaste momenten op de dag. Je weet dan direct hoeveel er aangevuld moet worden in de volgende periode. Is er nog veel over, dan bestel je weinig bij, is er weinig over, dan bestel je veel bij. Hoeveel? Dat leer je snel genoeg.
Het fascinerende is dat de denkfout die de bakker van de Sint Remigiusvlaaien maakt in bijna iedere fabriek gemaakt wordt. En omdat de meeste fabrieken niet per dag maar per week of zelfs weken vooruit plannen, zijn de afwijkingen ten opzichte van deze planning ook altijd problematisch. Onze ervaring is dat juist de productieplanners het meest blij worden van een productiebesturing die op de Just-in-Time-denkwijze gestoeld is. Op het eerste gezicht denken ze dat zoiets veel te ingewikkeld is (“bij ons is dat niet mogelijk” of “maar zó gedetailleerd kunnen wij helemaal niet plannen”). Al het eenmaal draait blijkt dat het juist heel veel eenvoudiger is op deze manier je productie te sturen. Je maakt echt steeds dat wat je klanten van je vragen. En dat werkt ook prima op een productielijn met tientallen verschillende producten erop. En gedetailleerd plannen? Nee, in feite plannen we juist helemaal niet meer.
Dus als op een uitzonderlijke mooie wandeldag de lekkerste vlaai van Nederland halverwege de middag op blijkt te zijn, heb ik daar dan begrip voor? Ik dacht van niet!